Wohnungsabgabe und Wohnungsübergabeprotokoll: Ablauf, Fristen und Checkliste

Was ist die Wohnungsabgabe?

Die Wohnungsabgabe ist die Rückgabe der Mietwohnung an die Vermieterschaft am Ende des Mietverhältnisses. Dazu gehören die gemeinsame Besichtigung, das Übergabeprotokoll und die Rückgabe aller Schlüssel. In der Schweiz sind mehrere Begriffe gebräuchlich: Wohnungsabgabe und Wohnungsrückgabe aus Sicht der Mietenden, Wohnungsabnahme aus Sicht der Vermieterschaft, Wohnungsübergabe für beide Richtungen. Das Gesetz spricht vom Rückgabeprotokoll.

Für Verwaltungen ist die Abgabe der Moment, in dem sich entscheidet, wer welche Kosten trägt. Was im Protokoll steht, ist später kaum noch zu bestreiten. Was fehlt, lässt sich oft nicht mehr nachholen.

Wann muss die Wohnung abgegeben werden?

Ohne andere Abrede ist die Wohnung am letzten Tag der Mietdauer während der gewöhnlichen Geschäftszeit zurückzugeben (Art. 79 OR). Fällt dieser Tag auf einen Sonntag oder einen staatlich anerkannten Feiertag am Ort der Wohnung, verschiebt sich die Rückgabe auf den nächsten Werktag (Art. 78 OR). Für den Samstag ist das nicht klar geregelt: Das Bundesgesetz über den Fristenlauf an Samstagen stellt den Samstag nur bei gesetzlichen und behördlich angesetzten Fristen einem Feiertag gleich, der Rückgabetermin ist aber ein Erfüllungstag. Massgebend sind deshalb vor allem der Mietvertrag und der Ortsgebrauch.

Viele Mietverträge regeln den Termin abweichend, häufig auf den Vormittag des Folgetags, zum Beispiel am 1. April bis 12 Uhr bei einem Mietende am 31. März. Massgebend ist dann der Vertrag. In der Praxis vereinbaren Verwaltung und Mietende den genauen Zeitpunkt einige Wochen vorher.

Für eine Vorbesichtigung müssen Mietende den Zutritt gestatten, soweit dies für die Wiedervermietung nötig ist, und die Vermieterschaft muss den Termin rechtzeitig anzeigen (Art. 257h Abs. 2 und 3 OR). Eine solche Vorabnahme lohnt sich: Die Mietenden erfahren früh, was sie noch reparieren oder reinigen sollten, und die Verwaltung kann Handwerker für die Zeit zwischen Auszug und Einzug planen.

In welchem Zustand muss die Wohnung zurückgegeben werden?

Die Wohnung muss in dem Zustand zurückgegeben werden, der sich aus dem vertragsgemässen Gebrauch ergibt (Art. 267 Abs. 1 OR). Das heisst: Die Wohnung muss nicht neu aussehen. Spuren, die bei normalem Wohnen über die Jahre entstehen, gehen zulasten der Vermieterschaft. Für Schäden, die darüber hinausgehen, haften die Mietenden.

Normale Abnützung entsteht durch gewöhnliches Wohnen, etwa leicht vergilbte Wände nach mehreren Jahren, Gebrauchsspuren auf dem Boden in den Laufzonen oder Dübellöcher in üblichem Umfang, sofern sie fachgerecht verschlossen sind.

Übermässige Abnützung geht über den vertragsgemässen Gebrauch hinaus, zum Beispiel Brandflecken, tiefe Kratzer durch Haustiere, Wasserschäden durch Unachtsamkeit oder starke Verfärbungen durch Rauchen.

Bei übermässiger Abnützung zahlen die Mietenden nach der Praxis nicht den Neuwert, sondern nur den Zeitwert des beschädigten Teils. Ein Beispiel: Ein Bodenbelag mit einer Lebensdauer von zehn Jahren ist nach fünf Jahren zur Hälfte abgeschrieben, die Mietenden tragen also höchstens die Hälfte der Ersatzkosten. Als Richtschnur für die Lebensdauer einzelner Bauteile dient die paritätische Lebensdauertabelle des Hauseigentümerverbands (HEV) und des Mieterinnen- und Mieterverbands.

Wichtig für Verträge: Eine Vereinbarung, mit der sich Mietende im Voraus verpflichten, bei Mietende eine Entschädigung zu zahlen, die mehr als einen allfälligen Schaden deckt, ist nichtig (Art. 267 Abs. 2 OR). Pauschale Renovationsbeiträge unabhängig vom Zustand sind damit problematisch.

Was gehört zur Reinigung bei der Wohnungsabgabe?

Die Wohnung ist so gereinigt abzugeben, wie es der Mietvertrag und der Ortsgebrauch verlangen. In den meisten Verträgen heisst das: gründlich gereinigt, inklusive Nebenräume. In einzelnen Regionen, etwa in der Nordwestschweiz, sehen viele Verträge nur eine besenreine Abgabe und eine Reinigungspauschale vor.

Zusätzlich müssen Mietende kleine Mängel, die sich mit einer gewöhnlichen Reinigung oder Ausbesserung beheben lassen, auf eigene Kosten beseitigen (Art. 259 OR). Dazu zählen nach Ortsgebrauch etwa defekte Glühbirnen, verstopfte Abflüsse, ein abgenutzter Duschschlauch oder verschmutzte Filter im Dampfabzug.

Typische Punkte der Endreinigung:

• Fenster innen und aussen, Rahmen, Storen und Fensterbänke
• Küche mit Backofen, Blechen, Kochfeld, Dampfabzug und Filtern, Kühlschrank und Tiefkühler (abgetaut), Schränken innen
• Bad und WC mit Entkalkung von Armaturen, Brausen und Fliesen, Abflüssen und Lüftungsgittern
• Böden, Sockelleisten, Türen und Türrahmen, Schalter und Steckdosen
• Einbauschränke innen, Heizkörper, Balkon, Keller und Estrich
• Briefkasten und, falls zugewiesen, Garage oder Parkplatz

Wer ein Reinigungsunternehmen beauftragt, sollte eine Abnahmegarantie vereinbaren: Beanstandet die Verwaltung bei der Abnahme etwas, reinigt das Unternehmen kostenlos nach. Für die Verwaltung ist es sinnvoll, bei der Abnahme eine Ansprechperson der Reinigungsfirma vor Ort zu haben.

Was muss im Wohnungsübergabeprotokoll stehen?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll hält Raum für Raum fest, in welchem Zustand die Wohnung zurückgegeben wurde, welche Mängel bestehen und wer dafür einsteht. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber das zentrale Beweismittel, wenn später über Kosten gestritten wird.

Ein vollständiges Protokoll enthält:

• Liegenschaft, Wohnung, Datum und Uhrzeit, anwesende Personen
• je Raum und Bauteil den Zustand: in Ordnung, normale Abnützung oder Mangel
• jeden Mangel mit kurzer Beschreibung, Foto-Nummer, Alter des Bauteils und Zuordnung (Mietende, Vermieterschaft oder strittig)
• Zählerstände für Strom, Wasser, Gas oder Wärme
• alle Schlüssel mit Art, Nummer und Anzahl
• Vereinbarungen, etwa eine Nachreinigung bis zu einem bestimmten Datum
• Bemerkungen und Vorbehalte der Mietenden
• Unterschriften beider Seiten und den Vermerk, dass beide eine Kopie erhalten haben

Zur Unterschrift: Mietende müssen das Protokoll nicht unterschreiben. Mit der Unterschrift anerkennen sie in der Regel die Punkte, die als Mieterschaden bezeichnet sind, denn die meisten Protokollformulare enthalten dafür eine Anerkennungsklausel. Sind sie mit einzelnen Punkten nicht einverstanden, können sie das direkt im Protokoll vermerken, etwa mit „Mangel bestritten“. Für die Verwaltung ist ein unterschriebenes Protokoll mit Vorbehalt besser als gar keine Unterschrift.

Das Protokoll wirkt weiter: Neue Mietende können verlangen, das Rückgabeprotokoll der Vormietenden bei der Übergabe einzusehen (Art. 256a Abs. 1 OR). Verwaltungen sollten es deshalb so ablegen, dass es beim Einzug greifbar ist.

Wie läuft die Wohnungsabnahme ab?

Eine Wohnungsabnahme läuft in acht Schritten ab, von der Terminvereinbarung bis zur Freigabe der Kaution. Der Ablauf ist aus Sicht der Verwaltung beschrieben.

1. Termin vereinbaren und Vorbesichtigung anbieten. Nach Eingang der Kündigung den Abgabetermin schriftlich bestätigen und eine Vorbesichtigung einige Wochen vorher anbieten. Den Mietenden mitteilen, was bei der Abgabe erwartet wird: Reinigung, kleiner Unterhalt, alle Schlüssel.

2. Unterlagen vorbereiten. Mietvertrag, Einzugsprotokoll, Schlüsselliste vom Einzug und Angaben zum Alter von Böden, Anstrichen und Geräten bereitlegen. Ohne Einzugsprotokoll ist schwer zu belegen, ob ein Mangel neu ist.

3. Wohnung Raum für Raum prüfen. Immer in derselben Reihenfolge vorgehen, auch Nebenräume, Balkon, Keller und Briefkasten. Geräte, Storen, Armaturen und Schalter kurz in Betrieb nehmen.

4. Mängel mit Fotos festhalten. Jeden Mangel fotografieren, eine Übersicht und ein Detailbild, und die Foto-Nummer im Protokoll eintragen. Fotos mit Datum und Uhrzeit sind im Streitfall entscheidend.

5. Zählerstände und Schlüssel erfassen. Zählerstände mit Zählernummer notieren und alle Schlüssel mit der Liste vom Einzug abgleichen.

6. Protokoll besprechen und unterzeichnen. Jeden Mangel mit den Mietenden durchgehen, die Zuordnung festhalten und Vorbehalte notieren. Beide Seiten erhalten eine Kopie.

7. Mängel sofort schriftlich melden. Auch wenn alles im Protokoll steht: Mängel, für die die Mietenden einstehen sollen, müssen sofort gemeldet werden (Art. 267a OR). Wer kein unterschriebenes Protokoll hat, meldet die Mängel ohne Verzug schriftlich, am besten eingeschrieben und mit Fotos.

8. Schlussabrechnung und Kaution erledigen. Offerten oder Rechnungen für die Behebung einholen, den Anteil der Mietenden nach Zeitwert berechnen und abrechnen. Danach die Kaution mit den Mietenden abrechnen und freigeben.

Wie schnell muss die Verwaltung Mängel melden?

Die Vermieterschaft muss Mängel, für die die Mietenden einstehen müssen, sofort melden (Art. 267a Abs. 1 OR). Versäumt sie das, verliert sie ihre Ansprüche, ausser für Mängel, die bei einer üblichen Untersuchung nicht erkennbar waren (Abs. 2). Entdeckt sie solche versteckten Mängel später, muss sie auch diese sofort melden (Abs. 3).

Eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht. Die Zürcher Gerichtspraxis geht von zwei bis drei Werktagen aus, in der Fachliteratur reichen die Angaben bis zu einer Woche. Für Verwaltungen heisst das: Die Mängelrüge gehört in die Tage direkt nach der Abnahme, nicht in die Schlussabrechnung Wochen später. Am sichersten ist die Meldung am Abgabetag selbst, durch das unterschriebene Protokoll, und zusätzlich schriftlich, wenn Mietende nicht unterschrieben haben oder nicht anwesend waren.

Die Meldung sollte jeden Mangel einzeln beschreiben, mit Fotos belegen und klar sagen, dass die Vermieterschaft die Mietenden dafür haftbar macht. Eine allgemeine Formulierung wie „Wohnung in schlechtem Zustand“ genügt nicht.

Was gilt für die Schlüssel?

Bei der Abgabe müssen alle Schlüssel zurückgegeben werden, auch selbst angefertigte Kopien. Die Verwaltung gleicht die Anzahl mit der Schlüsselliste vom Einzug ab und quittiert die Rückgabe schriftlich, im Protokoll oder mit einer separaten Quittung.

Fehlt ein Schlüssel einer Schliessanlage, kann aus Sicherheitsgründen ein Ersatz von Zylindern nötig werden. Wer welche Kosten trägt, hängt vom Einzelfall ab, etwa davon, ob ein Missbrauch zu befürchten ist und wie alt die Anlage ist. Die Schlüsselrückgabe sollte deshalb immer mit Anzahl und Nummer festgehalten werden.

Was passiert mit der Mietkaution?

Die Mietkaution bleibt nach der Wohnungsabgabe auf dem Konto, bis beide Seiten sich einig sind oder ein Entscheid vorliegt. Das Gesetz regelt das in Art. 257e OR:

• Die Vermieterschaft muss eine Kaution in Geld oder Wertpapieren bei einer Bank auf einem Sparkonto oder Depot auf den Namen der Mietenden hinterlegen (Abs. 1).
• Bei Wohnungen darf sie höchstens drei Monatszinse verlangen (Abs. 2).
• Die Bank darf die Kaution nur mit Zustimmung beider Parteien, gestützt auf einen rechtskräftigen Zahlungsbefehl oder ein rechtskräftiges Gerichtsurteil herausgeben (Abs. 3).
• Macht die Vermieterschaft innert einem Jahr nach Ende des Mietverhältnisses keinen Anspruch rechtlich geltend, können die Mietenden die Kaution von der Bank zurückverlangen (Abs. 3).

Die Verwaltung kann Reparaturkosten also nicht einfach von der Kaution abziehen. Sie rechnet die Kosten ab, holt die Zustimmung der Mietenden zur Auszahlung ein und gibt den Rest frei. Sind die Mietenden nicht einverstanden, bleibt der Weg über die Schlichtungsbehörde oder die Betreibung. Für Verwaltungen lohnt es sich deshalb, die Schlussabrechnung rasch zu erstellen: Die Jahresfrist läuft ab dem Ende des Mietverhältnisses.

Checkliste Wohnungsabgabe für Verwaltungen

Vor dem Abgabetag

• Kündigung geprüft und Mietende bestätigt
• Abgabetermin schriftlich vereinbart, Vorbesichtigung angeboten
• Mietende über Reinigung, kleinen Unterhalt und Schlüssel informiert
• Einzugsprotokoll, Schlüsselliste und Alter der Bauteile bereit
• Nachmietende und Handwerker für die Zeit nach dem Auszug eingeplant

Am Abgabetag

• Wohnung Raum für Raum geprüft, inklusive Nebenräume
• Mängel fotografiert und mit Foto-Nummer im Protokoll erfasst
• Zählerstände notiert
• Alle Schlüssel gezählt und quittiert
• Protokoll besprochen, Vorbehalte notiert, von beiden Seiten unterschrieben, Kopie übergeben
• Neue Adresse der Mietenden aufgenommen

Nach dem Abgabetag

• Mängel sofort schriftlich gemeldet, falls nicht im unterschriebenen Protokoll anerkannt
• Aufträge für Reparaturen und Nachreinigung erteilt
• Kostenanteil der Mietenden nach Zeitwert berechnet
• Schlussabrechnung versandt, Kaution abgerechnet und freigegeben
• Protokoll und Fotos für den Einzug der Nachmietenden abgelegt

Wohnungsabgabe digital: Fotos, Protokoll und Mängeltickets

Für Verwaltungen ist die Wohnungsabgabe vor allem ein Dokumentationsthema. Bei vielen Mieterwechseln im Jahr gehen Papierprotokolle, Fotos auf privaten Handys und E-Mails mit Handwerkern schnell auseinander. Ein digitaler Ablauf hält alles an einem Ort zusammen.

Während der Mietdauer: Mietende müssen Mängel, die sie nicht selbst beseitigen müssen, der Vermieterschaft melden (Art. 257g OR). Wenn diese Meldungen über ein Mieterportal oder eine Mieter-App mit Fotos und Datum eingehen, ist bei der Abgabe klar, welche Schäden schon bekannt waren und nicht den Mietenden angelastet werden können. Was Mietende selbst beheben müssen, erklärt der Beitrag zum kleinen Unterhalt.

Bei der Abnahme: Mängel werden direkt auf dem Smartphone oder Tablet mit Foto erfasst. Jedes Foto hat automatisch Datum und Uhrzeit, und die Zuordnung zum Raum ergibt sich aus dem Protokoll.

Nach der Abnahme: Aus jedem Mangel wird ein Ticket mit Fotos, Ort und Frist, das direkt an den zuständigen Handwerker geht. So ist sichtbar, was bis zum Einzug der Nachmietenden erledigt ist, und die Kosten lassen sich später der Schlussabrechnung zuordnen.

Mit dem Ticketsystem von Allthings erfassen Verwaltungen Mängel aus der Abnahme als Tickets mit Fotos und geben sie an Handwerker weiter. Über das Mieterportal melden Mietende Schäden schon während der Mietdauer und stimmen Termine digital ab.

Was Mietende vor der Abgabe tun sollten

Mietende sind gut vorbereitet, wenn sie die Wohnung geräumt, gereinigt und kleine Mängel behoben haben und alle Schlüssel dabeihaben. Hilfreich ist, die Wohnung vor der Abgabe selbst zu fotografieren und das Einzugsprotokoll mitzubringen. So lässt sich zeigen, welche Mängel schon beim Einzug bestanden.

Wer verhindert ist, kann sich bei der Abgabe vertreten lassen, am besten mit einer schriftlichen Vollmacht. Wer die Wohnung vor dem Kündigungstermin zurückgeben will, ist von seinen Pflichten nur befreit, wenn er eine zumutbare, zahlungsfähige Nachmieterin oder einen Nachmieter vorschlägt, die oder der den Vertrag zu den gleichen Bedingungen übernimmt (Art. 264 OR).

Was tun, wenn man sich nicht einig wird?

Können sich Verwaltung und Mietende nicht über Mängel, Kosten oder die Kaution einigen, ist die Schlichtungsbehörde in Mietsachen die erste Anlaufstelle. Sie setzt sich aus einer unabhängigen vorsitzenden Person sowie je einer Vertretung der Mieter- und der Vermieterseite zusammen, und das Verfahren richtet sich nach der Zivilprozessordnung. Das Bundesamt für Wohnungswesen (BWO) führt eine Liste der zuständigen Schlichtungsbehörden.

Je besser die Abgabe dokumentiert ist, desto seltener kommt es so weit. Ein klares Protokoll mit Fotos, eine sofortige Mängelmeldung und eine nachvollziehbare Abrechnung nach Zeitwert lösen die meisten Fälle ohne Verfahren.