Kurz beantwortet: Die Nebenkostenabrechnung zeigt, welche vereinbarten Nebenkosten im Abrechnungsjahr tatsächlich angefallen sind und welcher Anteil davon auf jede Mietpartei entfällt. Werden die Nebenkosten über Akontozahlungen erhoben, muss die Vermieterschaft mindestens einmal jährlich abrechnen (Art. 4 VMWG). Mietende haben das Recht, die Belege einzusehen (Art. 257b OR).
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Aufstellung der Kosten, die zusätzlich zum Mietzins für den Gebrauch der Wohnung oder des Geschäftsraums anfallen. Das Obligationenrecht definiert Nebenkosten als Entgelt für Leistungen der Vermieterschaft oder Dritter, die mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen (Art. 257a Abs. 1 OR). Bei Wohn- und Geschäftsräumen sind das die tatsächlichen Aufwendungen, etwa für Heizung, Warmwasser und ähnliche Betriebskosten, sowie öffentliche Abgaben, die sich aus dem Gebrauch ergeben (Art. 257b Abs. 1 OR).
Entscheidend ist der Mietvertrag. Nur Nebenkosten, die dort besonders vereinbart sind, dürfen verlangt werden (Art. 257a Abs. 2 OR). Alles andere ist mit dem Mietzins abgegolten. Wer neue Nebenkosten einführen will, braucht dafür das amtliche Formular, wie bei einer Mietzinserhöhung (Art. 269d Abs. 3 OR).
Welche Nebenkosten sind zulässig und welche nicht?
Zulässig sind die im Vertrag vereinbarten, tatsächlich angefallenen Kosten, die mit dem Gebrauch zusammenhängen. Nicht zulässig sind Kosten für den Erhalt und die Finanzierung der Liegenschaft. Für Heizung und Warmwasser regelt die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) im Detail, was anrechenbar ist.
| Kostenart | Abrechenbar? | Grundlage |
|---|---|---|
| Brennstoffe und Energie für Heizung und Warmwasser | Ja | Art. 5 Abs. 2 lit. a VMWG |
| Strom für Brenner und Pumpen | Ja | Art. 5 Abs. 2 lit. b VMWG |
| Reinigung der Heizungsanlage und des Kamins | Ja | Art. 5 Abs. 2 lit. d VMWG |
| Periodische Revision der Heizungsanlage inkl. Öltank, Entkalken der Warmwasseranlage | Ja | Art. 5 Abs. 2 lit. e VMWG |
| Verbrauchserfassung und Abrechnungsservice für die Heizkosten | Ja | Art. 5 Abs. 2 lit. f VMWG |
| Wartung und Versicherungsprämien, die nur die Heizungsanlage betreffen | Ja | Art. 5 Abs. 2 lit. g und h VMWG |
| Wärme oder Warmwasser aus einer externen Zentrale (z. B. Fernwärme) | Ja, tatsächliche Kosten | Art. 6a VMWG |
| Strom aus einem Zusammenschluss zum Eigenverbrauch (ZEV) | Ja, nach Energieverordnung | Art. 6b VMWG |
| Energiespar-Contracting | Ja, höchstens 10 Jahre und nicht mehr als die Einsparung | Art. 6c VMWG |
| Verwaltungsaufwand für die Erstellung der Abrechnung | Ja, nach Aufwand oder üblichen Ansätzen | Art. 4 Abs. 3 VMWG |
| Typische Betriebskosten wie Hauswartung, Treppenhausreinigung, Allgemeinstrom, Wasser und Abwasser, Kehricht, Lift-Service, Gartenpflege | Ja, wenn einzeln im Vertrag vereinbart | Art. 257a und 257b OR |
| Reparatur und Erneuerung der Heizungsanlage | Nein | Art. 6 lit. a VMWG |
| Verzinsung und Abschreibung der Heizungsanlage | Nein | Art. 6 lit. b VMWG |
| Heizkosten für leerstehende Wohnungen | Nein, trägt die Vermieterschaft | Art. 7 VMWG |
| Mit der Sache verbundene Lasten und öffentliche Abgaben (z. B. Liegenschaftssteuer, Gebäudeversicherung) | Nein | Art. 256b OR |
| Allgemeiner Unterhalt und Reparaturen der Liegenschaft | Nein | Art. 256 OR |
| Nebenkosten, die nicht im Vertrag vereinbart sind | Nein | Art. 257a Abs. 2 OR |
Steht im Vertrag nur ein Sammelbegriff wie „übrige Betriebskosten“, ist Vorsicht angebracht: Die Kosten müssen besonders vereinbart sein, also für Mietende erkennbar.
Akonto, Pauschale oder inklusive: welche Modelle gibt es?
Nebenkosten werden entweder über Akontozahlungen mit Abrechnung oder über eine feste Pauschale erhoben. Sind sie im Vertrag gar nicht ausgewiesen, sind sie im Mietzins enthalten.
| Modell | So funktioniert es | Abrechnung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Akonto | Monatliche Vorauszahlung, am Ende der Periode wird mit den tatsächlichen Kosten verglichen | Mindestens einmal jährlich, mit Nachzahlung oder Guthaben | Art. 4 Abs. 1 VMWG |
| Pauschale | Fester Betrag, unabhängig von den tatsächlichen Kosten | Keine Abrechnung; Höhe muss auf Durchschnittswerten dreier Jahre beruhen | Art. 4 Abs. 2 VMWG |
| Inklusive | Keine separaten Nebenkosten vereinbart | Keine | Art. 257a Abs. 2 OR |
Für Verwaltungen ist Akonto der Standard, weil Energiepreise und Verbrauch schwanken. Eine Pauschale ist einfacher, trägt aber das Risiko steigender Kosten; sie muss auf Durchschnittswerten dreier Jahre beruhen (Art. 4 Abs. 2 VMWG). Pauschale oder Akontobeträge lassen sich nur einvernehmlich oder als einseitige Vertragsänderung erhöhen: begründet auf dem vom Kanton genehmigten Formular, mindestens zehn Tage vor Beginn der Kündigungsfrist und auf den nächsten Kündigungstermin (Art. 269d OR).
Wie werden Nebenkosten verteilt? Verteilschlüssel mit Rechenbeispiel
Die Gesamtkosten einer Liegenschaft werden über einen Verteilschlüssel auf die Mietparteien umgelegt. Das Bundesrecht schreibt keinen bestimmten Schlüssel vor. Er muss nachvollziehbar sein und sollte im Mietvertrag oder in der Abrechnung genannt werden. Üblich sind:
- Wohn- oder Nutzfläche (m²), etwa für Hauswartung oder Treppenhausreinigung,
- Rauminhalt (m³),
- Verbrauch, gemessen mit Zählern oder Heizkostenverteilern,
- Einheiten pro Wohnung, etwa für Kabelanschlüsse.
Für Heizung und Warmwasser verlangen die Kantone bei Neubauten und bei wesentlichen Erneuerungen eine verbrauchsabhängige Abrechnung (Art. 45 Abs. 3 lit. c Energiegesetz). Dann wird ein Teil der Kosten als Grundkosten nach Fläche und der Rest nach gemessenem Verbrauch verteilt. Die genauen Vorgaben stehen im kantonalen Energierecht.
Rechenbeispiel (Beispielwerte): Ein Mehrfamilienhaus mit vier Wohnungen und 400 m² Wohnfläche. Wohnung B hat 100 m², also 25 % der Fläche.
| Position | Gesamt | Schlüssel | Anteil Wohnung B |
|---|---|---|---|
| Betriebskosten (Hauswartung, Reinigung, Allgemeinstrom) | CHF 8'000 | Fläche, 25 % | CHF 2'000.00 |
| Heizkosten, Grundanteil 40 % | CHF 4'800 | Fläche, 25 % | CHF 1'200.00 |
| Heizkosten, Verbrauchsanteil 60 % | CHF 7'200 | 2'100 von 8'000 Verbrauchseinheiten, 26,25 % | CHF 1'890.00 |
| Zwischensumme | CHF 5'090.00 | ||
| Verwaltungshonorar (Annahme 3 %) | CHF 152.70 | ||
| Total Nebenkosten Wohnung B | CHF 5'242.70 | ||
| Akontozahlungen (12 × CHF 400) | CHF 4'800.00 | ||
| Nachzahlung | CHF 442.70 |
Der Anteil von 40 % Grundkosten und 3 % Verwaltungshonorar sind Annahmen für das Beispiel. Massgebend sind der Vertrag, das kantonale Recht und der tatsächliche Aufwand.
Steht eine Wohnung leer, trägt die Vermieterschaft deren Heizkosten (Art. 7 Abs. 1 VMWG). Gibt es keine Verbrauchsmessung und wurde die leere Wohnung nachweisbar nur frostfrei gehalten, übernimmt sie in der Regel nur einen Teil: ein Drittel bei Zwei- bis Dreifamilienhäusern, die Hälfte bei Vier- bis Achtfamilienhäusern, zwei Drittel bei grösseren Gebäuden sowie Büro- und Geschäftshäusern (Art. 7 Abs. 2 VMWG).
Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?
Das Gesetz verlangt eine Abrechnung mindestens einmal pro Jahr, nennt aber keine Frist, bis wann sie nach Ende der Periode vorliegen muss. Die wichtigsten Fristen im Überblick:
| Thema | Frist oder Regel | Grundlage |
|---|---|---|
| Abrechnung bei Akonto | Mindestens einmal jährlich erstellen und vorlegen | Art. 4 Abs. 1 VMWG |
| Zeitpunkt nach Periodenende | Keine feste gesetzliche Frist; Abrechnung mindestens jährlich, in der Praxis meist innert sechs Monaten | Art. 4 Abs. 1 VMWG |
| Einsicht in die Belege | Auf Verlangen; bei Heizkosten in die Originalunterlagen samt Anfangs- und Endbestand des Heizmaterials | Art. 257b Abs. 2 OR, Art. 8 Abs. 2 VMWG |
| Detaillierte Heizkostenabrechnung | Fehlt sie, muss die Rechnung darauf hinweisen, dass sie verlangt werden kann | Art. 8 Abs. 1 VMWG |
| Zahlungsverzug | Schriftliche Zahlungsfrist von mindestens 30 Tagen, danach Kündigung mit mindestens 30 Tagen auf Monatsende möglich | Art. 257d OR |
| Nachforderung der Vermieterschaft | Verjährung nach fünf Jahren ab Fälligkeit; wann die Frist beginnt (Periodenende oder Abrechnung), ist umstritten | Art. 128 Ziff. 1, Art. 130 OR |
| Rückforderung durch Mietende | Drei Jahre ab Kenntnis, höchstens zehn Jahre ab Zahlung (irrtümlich bezahlte Nebenkosten) | Art. 67 OR |
| Neue Nebenkosten einführen | Amtliches Formular, mindestens zehn Tage vor Beginn der Kündigungsfrist | Art. 269d Abs. 1 und 3 OR |
| Anfechtung neuer Nebenkosten | Innert 30 Tagen bei der Schlichtungsbehörde | Art. 270b Abs. 2 OR |
Zur Verjährung: Nach Art. 128 Ziff. 1 OR verjähren Mietzinse und andere periodische Leistungen nach fünf Jahren, gerechnet ab Fälligkeit (Art. 130 Abs. 1 OR). In der Praxis wird das auch auf Nebenkosten angewendet; ab wann die Frist bei einer Nachforderung läuft (Ende der Abrechnungsperiode, vereinbarter Abrechnungstermin oder Zustellung der Abrechnung), wird unterschiedlich beurteilt. Für Verwaltungen heisst das vor allem: zügig abrechnen. Je später die Abrechnung kommt, desto mehr Rückfragen gibt es, besonders wenn Mietende inzwischen ausgezogen sind.
Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Formvorschrift für den Aufbau gibt es nicht. Nur bei den Heizkosten muss entweder eine detaillierte Aufteilung beiliegen oder ein Hinweis, dass sie verlangt werden kann (Art. 8 Abs. 1 VMWG). Damit Mietende die Abrechnung ohne Rückfrage nachvollziehen können, empfiehlt sich dieser Aufbau:
- Liegenschaft, Mietobjekt und Mietpartei
- Abrechnungsperiode (Beginn und Ende)
- Gesamtkosten je Kostenart
- Verteilschlüssel je Kostenart, mit Gesamt- und Anteilswert
- Anteil der Mietpartei je Kostenart
- Geleistete Akontozahlungen
- Saldo: Nachzahlung oder Guthaben, mit Zahlungsfrist
- Hinweis, wo und wie die Belege eingesehen werden können
[Platzhalter: Hinweis auf die Excel-Vorlage „Nebenkostenabrechnung Vorlage“, sobald die eigene URL live ist.]
Aus Sicht der Verwaltung: der jährliche Ablauf
Für Verwaltungen ist die Nebenkostenabrechnung ein Prozess mit vielen Beteiligten: Lieferanten, Hauswartung, Ablesedienst, Buchhaltung und am Ende alle Mietparteien. Ein fester Ablauf hält die Fehlerquote und die Zahl der Rückfragen tief.
1. Periode abschliessen und Belege sammeln. Alle Rechnungen der Periode zusammentragen: Energie, Wartung, Hauswartung, Reinigung, Gebühren. Prüfen, ob jede Position im Mietvertrag als Nebenkosten vereinbart ist.
2. Zählerstände und Heizmaterial erfassen. Ablesung der Verbrauchserfassung, Anfangs- und Endbestand bei Öl oder Pellets dokumentieren. Mietende dürfen darüber Auskunft verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG).
3. Nicht abrechenbare Kosten ausscheiden. Reparaturen, Erneuerungen und Leerstand gehören nicht in die Abrechnung (Art. 6 und 7 VMWG).
4. Verteilen und Mieterwechsel berücksichtigen. Kosten nach Schlüssel umlegen. Bei einem Wechsel während der Periode die Kosten auf alte und neue Mietpartei aufteilen: zeitanteilig, bei den Heizkosten gewichtet nach dem Heizbedarf (z. B. Heizgradtage) oder nach Zwischenablesung der Zähler.
5. Abrechnung verschicken und Belege bereitstellen. Mietende haben Anspruch auf Einsicht in die Belege (Art. 257b Abs. 2 OR). Wer die Belege digital ablegt, spart Termine vor Ort. Mit dem digitalen Dossier von Allthings stellen Verwaltungen Abrechnung und Belege den Mietenden direkt im Mieterportal und in der App bereit.
6. Rückfragen bündeln. Nach dem Versand kommen viele Fragen gleichzeitig, oft dieselben. Eine kurze Erklärung an alle Mietenden vorab (Periode, wichtigste Kostentreiber, Einsicht in die Belege) fängt viele davon ab. Einzelne Fragen landen über die Mieterkommunikation von Allthings an einem Ort, statt verteilt auf Telefon und E-Mail.
7. Akontobeträge überprüfen. Fallen jedes Jahr hohe Nachzahlungen an, lohnt sich ein Blick auf die Akontobeträge. Eine Erhöhung braucht die Zustimmung der Mietenden oder eine begründete Mitteilung auf dem vom Kanton genehmigten Formular auf den nächsten Kündigungstermin (Art. 269d OR).
Was Mietende bei Unklarheiten tun können
Mietende sollten die Abrechnung zuerst mit dem Mietvertrag vergleichen: Ist jede Position dort als Nebenkosten vereinbart? Stimmen Periode, Schlüssel und Akontozahlungen? Bei Zweifeln können sie die Belege einsehen (Art. 257b Abs. 2 OR) und bei den Heizkosten die Originalunterlagen verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG).
Lässt sich eine Unstimmigkeit nicht klären, ist die paritätische Schlichtungsbehörde für Miete und Pacht zuständig (Art. 200 ZPO), am Ort der Liegenschaft (Art. 33 ZPO). Im Schlichtungsverfahren bei Wohn- und Geschäftsräumen fallen keine Gerichtskosten an (Art. 113 Abs. 2 lit. c ZPO).
Nebenkosten und Referenzzinssatz
Heiz- und Nebenkosten sind vom Referenzzinssatz nicht betroffen. Der Referenzzinssatz wirkt nur auf den Mietzins. Wie eine Änderung des Referenzzinssatzes den Mietzins beeinflusst, erklären wir im Beitrag zum Referenzzinssatz.
Quellen
- Obligationenrecht (OR, SR 220): Art. 67, 128, 130, 256, 256b, 257a, 257b, 257d, 269d, 270b (fedlex, Fassung vom 1. Oktober 2026)
- Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG, SR 221.213.11): Art. 4 bis 8 (fedlex, Fassung vom 1. Oktober 2025)
- Energiegesetz (EnG, SR 730.0): Art. 45 Abs. 3 lit. c (fedlex, Fassung vom 1. April 2026)
- Zivilprozessordnung (ZPO, SR 272): Art. 33, 113, 200 (fedlex, Fassung vom 1. Juli 2026)
Stand der Angaben: 25. Oktober 2026.
