Mieterspiegel: Aufbau, Inhalte und Vorlage für Eigentümerschaften

Was ist ein Mieterspiegel?

Ein Mieterspiegel listet jede vermietbare Einheit einer Liegenschaft in einer Zeile auf: Wohnungen, Geschäftsräume, Parkplätze, Bastelräume und andere Nebenobjekte. Zu jeder Zeile gehören die Daten zum Objekt (Nutzung, Lage, Zimmer, Fläche), zum Vertrag (Mietbeginn, Vertragsart, Kündigungstermin) und zum Ertrag (Nettomietzins, Nebenkosten, Bruttomietzins).

Unter der Tabelle stehen die Summen und Kennzahlen. Damit wird der Mieterspiegel zur kürzesten Zusammenfassung einer Renditeliegenschaft: Wer ihn liest, sieht Ertrag, Leerstand und Mietzinsniveau, ohne einen einzigen Mietvertrag zu öffnen.

Wofür braucht man einen Mieterspiegel?

Der Inhalt ist immer ähnlich, die Gewichtung hängt vom Empfänger ab.

Beim Verkauf ist der Mieterspiegel besonders wichtig, weil die Mietverträge mit dem Eigentum auf die Käuferschaft übergehen (Art. 261 Abs. 1 OR). Wer kauft, übernimmt also genau die Erträge und Verträge, die im Mieterspiegel stehen.

Welche Spalten gehören in einen Mieterspiegel?

Die Bankvorlagen in der Schweiz zeigen, was als Mindestinhalt gilt. Die Vorlage der Schwyzer Kantonalbank unterscheidet Pflicht- und freiwillige Felder. Daraus und aus der Praxis ergibt sich diese Übersicht:

Der Referenzzinssatz, auf dem ein Mietzins beruht, ist für Kaufinteressierte oft die interessanteste Spalte. Beruht ein Mietzins auf einem höheren Satz als dem aktuellen, besteht ein Senkungsanspruch; beruht er auf einem tieferen, gibt es bei einem Anstieg Spielraum. Mehr dazu auf den Seiten zum Referenzzinssatz und zur Mietzinserhöhung. Hat die Vermieterschaft bei einer früheren Anpassung nicht alles weitergegeben, gehört auch ein bezifferter Vorbehalt in die Bemerkungen (siehe Mietzinsvorbehalt).

Welche Kennzahlen gehören in den Mieterspiegel?

Die vier Kennzahlen, die fast jeder Empfänger sucht, lassen sich direkt aus der Tabelle rechnen. Die Begriffe werden in der Praxis nicht einheitlich verwendet, deshalb gehört die Definition in den Mieterspiegel selbst.

Die Gerichte des Kantons Zürich beschreiben die Bruttorendite als Verhältnis des Bruttoertrags, also der gesamten Mietzinseinnahmen, zu den Anlagekosten. Die Nebenkosten bleiben in der Vorlage draussen, weil sie die Kosten des Betriebs decken und keinen Ertrag bilden. Wer anders rechnet, schreibt das in den Mieterspiegel.

Rechenbeispiel: Kennzahlen eines Mehrfamilienhauses

Ein Mehrfamilienhaus mit sechs Wohnungen und vier Parkplätzen, Kaufpreis CHF 3,8 Mio. Am Stichtag ist eine Wohnung leer, sie wird zu CHF 2200 netto pro Monat angeboten. Ein Parkplatz ist ebenfalls frei. Alle Werte sind Beispielwerte.

Daraus ergeben sich die Kennzahlen:

• Ertragsausfall durch Leerstand: CHF 152'400 minus CHF 124'200 = CHF 28'200 pro Jahr.
• Leerstandsquote nach Ertrag: 28'200 : 152'400 = 18,5 %.
• Leerstandsquote nach Anzahl Wohnungen: 1 : 6 = 16,7 %.
• Bruttorendite auf dem Soll-Ertrag: 152'400 : 3'800'000 = 4,01 %.
• Bruttorendite auf dem Ist-Ertrag: 124'200 : 3'800'000 = 3,27 %.

Der Unterschied zwischen 4,01 % und 3,27 % zeigt, warum ein Mieterspiegel immer beide Werte nennen sollte: Wer nur den Soll-Ertrag zeigt, rechnet die leere Wohnung schön; wer nur den Ist-Ertrag zeigt, unterschlägt das Potenzial.

Was gilt beim Datenschutz?

Ein Mieterspiegel mit Namen enthält Personendaten, also Angaben, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen (Art. 5 lit. a DSG). Ihre Bearbeitung muss verhältnismässig sein und einem erkennbaren Zweck dienen (Art. 6 Abs. 2 und 3 DSG). Für die Weitergabe heisst das: Es gehen nur die Daten hinaus, die der Empfänger für seinen Zweck braucht.

• Verkauf und Bewertung. Kaufinteressierte und Schätzer brauchen Mietzinse, Flächen und Vertragsdaten, in der Regel aber keine Namen. Statt Namen genügen Objektnummern oder „Mietpartei A, B, C“. Fachbeiträge und Verwaltungssoftware empfehlen, Namen zu schwärzen oder automatisch zu anonymisieren.
• Finanzierung. Manche Bankvorlagen führen den Namen der Mietenden als Feld. Ob die Bank ihn wirklich braucht, lohnt sich vor dem Versand zu klären.
• Besonders schützenswerte Daten. Angaben zur Gesundheit oder zu Massnahmen der sozialen Hilfe sind besonders schützenswert (Art. 5 lit. c DSG) und gehören auch nicht in eine Bemerkungsspalte, etwa „Mietzins zahlt das Sozialamt“.
• Nach dem Kauf. Mit dem Eigentumsübergang gehen die Mietverhältnisse auf die Käuferschaft über (Art. 261 Abs. 1 OR). Ab dann braucht sie die vollständigen Vertragsdaten.

Eine Bearbeitung, die gegen diese Grundsätze verstösst, kann die Persönlichkeit der Betroffenen verletzen und ist nur mit einem Rechtfertigungsgrund zulässig, etwa Einwilligung oder überwiegendem Interesse (Art. 30 und 31 DSG).

Wie oft sollte der Mieterspiegel aktualisiert werden?

Ein Mieterspiegel stimmt nur am Stichtag. Bei grösseren Liegenschaften ändern sich Mieterwechsel, Leerstände und Mietzinse laufend, deshalb gehört der Stichtag gut sichtbar in den Kopf.

Ein veralteter Mieterspiegel schadet beim Verkauf mehr als ein Leerstand: Spätestens in der Due Diligence kommt der tatsächliche Vermietungsstand ans Licht.

Aus Sicht der Verwaltung: Mieterspiegel ohne Doppelerfassung

Für Verwaltungen ist der Mieterspiegel selten ein Einzelstück. Er wird für das Reporting jedes Quartal fällig, für Banken bei jeder Refinanzierung und für Eigentümerschaften auf Anfrage. Damit das nicht jedes Mal von Hand geschieht, helfen drei Regeln:

1. Eine Quelle. Die Daten kommen aus der Liegenschaftsbuchhaltung oder der Bewirtschaftungssoftware, nicht aus einer separat gepflegten Excel-Liste.

2. Feste Spalten, wechselnde Ansichten. Ein vollständiger interner Mieterspiegel, daraus je nach Empfänger eine Ansicht mit oder ohne Namen.

3. Sicherer Versand. Mieterspiegel enthalten Ertragszahlen und oft Personendaten. Sie gehören nicht als offener E-Mail-Anhang an einen grossen Verteiler.

Mit Dossier von Allthings stellen Verwaltungen Dokumente für Mietende und Eigentümer sicher online bereit, ohne ungeschützten E-Mail-Versand, etwa das Quartalsreporting für die Eigentümerschaft. Mehr zur Arbeit mit ganzen Portfolios auf der Seite Immobilienbewirtschaftung.